CENTRO DE MANDO (“WAR ROOM”)

El concepto de un “War Room” se refiere, en términos militares, a un lugar donde el Comandante en Jefe se reúne con sus principales colaboradores, mandos y consejeros, a fin de definir, desarrollar y dar seguimiento a sus planes de batalla, tácticas de combate y estrategias, antes de ser ejecutadas o descartadas, a fin de enfrentar una situación de conflicto inminente o bien en curso de desarrollo, y hasta su culminación.

El antecedente más representativo de este concepto, es el caso del “War Room” establecido por el Gobierno de la Gran Bretaña, bajo el mando de Sir Winston Churchil, establecido con el propósito de conducir el esfuerzo bélico durante la Segunda Guerra Mundial, el cual se ubicaba en el sótano de las instalaciones del Número 10 de Downing Street, residencia del Primer Ministro.  Un ejemplo adicional en este sentido, es el Centro de Mando del General Eisenhower, durante la invasión a Normandía, también durante la Segunda Guerra Mundial.

A su vez, el ejemplo más representativo en la actualidad, lo constituye la conocida como “Sala de Situación” ubicada en los sótanos de la Casa Blanca, con el propósito de conducir el manejo de situaciones de conflicto por el Presidente de los Estados Unidos.  Se supone la existencia de instalaciones similares en el Kremlin, para el Gobierno de la antigua Unión soviética, y de la actual República de Rusia, así como para los gobiernos de la mayoría de los países con intereses militares y/o potencial de intervención en conflictos, tales como Gran Bretaña, Francia, Israel, China, etc.

De acuerdo a lo anterior, se pueden identificar las siguientes características como las distintivas para un “War Room”:

·        Es un lugar físico para la reunión de un grupo de trabajo, integrado por las personas involucradas específicamente en una situación de conflicto o crisis, de acuerdo a un criterio de selección establecido previamente para tales efectos.

·        Se utiliza con un propósito específico, que por lo regular es el manejo de situaciones específicas de conflicto o crisis, y sólo mientras se mantenga la necesidad de manejo de la misma.

·        Debe contar con los elementos necesarios para permitir una continuidad de funcionamiento tanto del lugar como del grupo de trabajo, tales como la protección de sus integrantes y el suministro de elementos de trabajo suficientes, idóneos y oportunos, para el manejo y solución del conflicto o crisis.

En este sentido, se puede encontrar un ejemplo muy claro de este concepto en la literatura de ficción, específicamente en la obra La Amenaza de Andrómeda de Michael Crichton, en donde se plantea la instrumentación previa de una instalación, con todas las facilidades necesarias para el manejo de un tipo de crisis específica, y esperando ser ocupada hasta el momento en que dicha crisis ocurre, bajo la guía de un protocolo estricto y previamente establecido.  Asimismo, se plantean algunos conceptos interesantes como los siguientes:

Se dice de Gladstone que, al enterarse de la muerte de “Chino” Gordon, murmuró irritado que el general hubiera podido escoger un momento más propicio para morir.  La muerte de Gordon precipitaba al gobierno de Gladstone en un torbellino y una crisis.  Un ayudante comentó que las circunstancias en que se hallaban eran excepcionales e impredecibles.  A lo que Gladstone replicó malhumorado:  Todas las crisis son lo mismo ...

Según Lewis Bornheim, una crisis es una situación en la que un conjunto de circunstancias tolerables se vuelve de pronto, por la adición de otro factor, completamente intolerable.  Que el factor nuevo sea político, económico o científico importa poco:  la defunción de un héroe nacional, la inestabilidad de los precios o un descubrimiento técnico pueden poner en marcha los acontecimientos.  En este sentido, Gladstone decía bien:  todas las crisis son lo mismo.

El notable erudito Alfred Pockran, en su estudio de las crisis (Culture, Crisis and Change), ha dejado sentadas varias tesis interesantes.  Primero observa que toda crisis tiene sus comienzos mucho antes de que estalle realmente.  Así, por ejemplo, Einsten publicó sus teorías de la relatividad en el período 1905 – 1915, cuarenta años antes de que su labor culminase en el final de una guerra, el comienzo de una edad nueva y el primer estallido de una crisis...

Pockran observa también que una crisis se compone de individuos y personalidades y que estas son únicas:

“Es tan difícil imaginarse a Alejandro en el Rubicón y a Eisenhower en Waterloo, como figurarse a Darwin escribiéndole a Roosevelt sobre el potencial de una bomba atómica.  Una crisis es obra de unos hombres, que entran en ella con sus prejuicios, propensiones e inclinaciones particulares.  Una crisis es una suma de intuición y de puntos ciegos, una mezcla de hechos observados y de hechos ignorados.

Sin embargo, por debajo de su singularidad, las crisis presentan una similitud inquietante.  Una visión característica de las crisis, en visión retrospectiva, es que se hubieran podido preverse, que parecían dictadas de antemano.  Ello no resulta cierto en todas, pero sí en un número bastante elevado para volver cínico y misántropo al historiador más encallecido.”

En consecuencia se pueden establecer, como los requerimientos para la instrumentación de un “War Room”, a lo siguiente:  La asignación de un lugar, con las facilidades necesarias para el desempeño de un grupo de trabajo, integrado por las personas específicamente involucradas en el perfil de situaciones de conflicto o crisis especificadas en una plataforma de protocolos y manuales en que se definen las condiciones para establecer la ocurrencia de dicha situación, así como para su manejo.

Para estos efectos se tiene que un aspecto crítico en el manejo de las situaciones de conflicto o de crisis, es la necesidad de rapidez de reacción ante su ritmo de desarrollo, a fin de mantener algún nivel de control sobre la misma.  Lo cual en la mayoría de las ocasiones lleva a la toma de decisiones con elementos de información incompletos, sobre la base de las alternativas disponibles, no necesariamente las mejores o más convenientes.

En este sentido se puede establecer la siguiente clasificación de los factores para propiciar el funcionamiento exitoso de un “War Room”:

Indispensable

·        Identificación de la Proyección de Riesgos, y el perfil de condiciones de ocurrencia y desarrollo de las situaciones de conflicto o crisis susceptibles de ser atendidas a través de la aplicación funcional “War Room”.

·        Identificación y suministro del acervo de información suficiente, idóneo y oportuno para apoyar la toma de decisiones respecto al manejo y solución de las situaciones de conflicto o crisis.

·        Personal con el conocimiento, habilidad y capacidad para el manejo de la información proporcionada.

·        Personal con el perfil de atributos suficientes y necesarios para la toma de decisiones.

 

Necesario

·        Instalación para las reuniones del grupo de trabajo, con las facilidades necesarias para la recopilación y entrega de información, así como para la comunicación con las instancias responsables de la ejecución de las decisiones adoptadas.

·        Plataforma de protocolos y manuales para conducir, tanto el funcionamiento de la instalación, del grupo de trabajo, como del manejo de las situaciones de conflicto o de crisis.

 

Deseable

·        Mecanismos sistematizados, o mejor aún, automatizados, para proporcionar los elementos de soporte a la toma de decisiones, en especial la información, en condiciones tales que permita su agilización compatible con el ritmo de desarrollo de la situación de conflicto o crisis que se pretende atender.

·        Mecanismos sistematizados, o mejor aún, automatizados, para monitorear de manera continua los parámetros establecida como distintivos de las situaciones de conflicto o crisis, susceptibles de caer en la esfera de aplicación del “War Room”, con el propósito de prever su ocurrencia, en la medida de lo posible.

 

Para lo cual se debe instrumentar una infraestructura capaz de funcionar de inmediato ante el surgimiento de los eventos disparadores, y con efectividad y continuidad por todo el tiempo que sea necesario para el manejo y solución de cualquier situación particular de conflicto o crisis dentro del perfil de aplicación del “War Room”.

La aplicación de este concepto de “War Room” al medio civil, específicamente en el ámbito empresarial y de negocios, conserva las características fundamentales de contenido y conformación de factores, pero incorpora algunos condicionamientos particulares correspondientes a su naturaleza de organizaciones con un propósito de utilidad o beneficio tangible, entre los que destacan los siguientes:

·        La frecuencia de ocurrencia de las situaciones de conflicto o crisis, susceptibles de requerir la aplicación funcional del “War Room”.

·        La magnitud y dimensionamiento de la afectación y repercusiones, así como el ritmo de desarrollo de las situaciones de conflicto y crisis, atendidas a través de la aplicación funcional del “War Room”.

·        La productividad financiera, como parte de la perspectiva de solución, a fin de sustentar la viabilidad de su existencia como organización.

·        El liderazgo en su ámbito de negocio, también como parte de la perspectiva de solución, enfocado a sustentar su continuidad existencial.

·        El posicionamiento social, de la misma manera, parte de la perspectiva de solución, orientado a promover su trascendencia en su ámbito de desarrollo.

En este sentido se observa una tendencia hacia el incremento de situaciones de conflicto o crisis, objeto potencial de atención por medio de la aplicación funcional del “War Room” en las empresas, derivado de la cada día mayor intensificación en la dinámica del ámbito empresarial y de negocios, en particular por la rapidez de los movimientos financieros y la magnitud de su repercusión en la viabilidad y perspectivas existenciales de las empresas.

La consecuencia de estas tendencias, es la transformación del concepto de “War Room” de una instalación deseable, o en todo caso necesaria, con perspectivas de uso esporádico, por excepción, y a partir de la manifestación, detección e identificación de circunstancias específicas, hacia instalaciones indispensables con perspectivas de uso continuo, y perfiles de periodicidad y circunstancias programáticas;  y que inclusive se han convertido en un factor sustantivo y promotor de las perspectivas de competitividad de negocio.

Asimismo se tiene que estas instalaciones se sustentan en el uso de plataformas integrales de tecnologías de la información, como el elemento fundamental de apoyo a la toma de decisiones, que proporcionan las facilidades y capacidad necesarias y suficientes para una reacción inmediata y efectiva para enfrentar situaciones de conflicto o crisis, aún bajo las condiciones actuales de alta frecuencia e incertidumbre en su ocurrencia, así como de dinámica intensa en su ritmo de desarrollo.

Un resultado de estas tendencias, ha sido el desarrollo y creciente adopción de conceptos tales como el de las Oficinas de Administración de Proyectos (PMO, Project Management Office) precisamente en el ámbito de las Tecnologías de la Información, así como el de la Cabina de Mando (Management Cockpit Room), por parte de las soluciones de Planeación de los Recursos Empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning);  cuya instrumentación requiere de una base de alineación, normalización y planeación estratégica organizacional.

Sin embargo, con toda la posible sofisticación tecnológica que representa este concepto funcional, su viabilidad y efectividad de utilidad está condicionada en última instancia a su instrumentación bajo una adecuada configuración respecto a las condiciones particulares de la organización en que se pretende aplicar.  Para lo cual se requiere de una identificación precisa de las condiciones y necesidades funcionales de dicha organización para tales propósitos, valorada bajo un enfoque de alineación organizacional y proyección de riesgos.

Figura 1. El concepto del Centro Integrado de Mando y Asistencia, CIMA, corresponde a una concentración de facilidades para captar las solicitudes de asistencia y agilizar las acciones de respuesta, con base en la visualización y coordinación de los elementos de servicio, y del desarrollo de las operaciones.

Asimismo, su perspectiva de efectividad funcional, depende del acervo de facilidades disponibles, tanto para apoyar la toma de decisiones, como para  comunicar, supervisar y asegurar el cumplimiento de las decisiones tomadas.

Figura 2.  La Plataforma de Apoyos de Tecnología e Informática, PATI, constituye una base para la integración progresiva de facilidades sustentadas en la aplicación de tecnología, con el propósito de fortalecer la capacidad de operación de un CIMA.

Figura 3.  Sistemas de Información.

Finalmente se tiene que, una vertiente fundamental de apoyos para un CIMA, como para cualquier actividad un alto nivel de dinámica en su desarrollo, consiste en una plataforma de recursos informáticos, la cual debe ser capaz de proporcionar su apoyo bajo cualquier esquema de disponibilidad que se tenga de tales recursos.

El apoyo de los recursos informáticos se enfoca a proporcionar paquetes de información configurados de acuerdo a los perfiles de responsabilidad de los diversos segmentos de desempeño de servicio.

El enfoque funcional de los recursos informáticos de apoyo al desempeño del servicio, contempla un esquema de recopilación y registro de parámetros, y la entrega de ciertos indicadores elaborados con base en dichos parámetros, con lo cual se determina una medición del propio desempeño.

Modelo de Centro de Mando para Seguridad Pública

Modelo de Número Universal de Emergencia

Modelo de Centro de Mando Empresarial

Modelo de Centro de Mando Político

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